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在留資格申請手続き

 企業(例えば外食産業やIT産業など)が外国人を採用する場合には次の3つ在留資格申請手続きが必要となります。

  • A 在留資格の新規申請(在留資格認定証明書交付申請)
  • B 在留資格の変更
  • C 在留資格の更新(期間の更新)

  •  Bの在留資格の変更手続きは「高度専門職」の在留資格については転職のたびに行う必要があります。
     実際に採用する外国人が日本に上陸する際には「在留資格認定証明書」が必要となります。
     また、もしも、在留資格以外の就業(例えばアルバイトで学校の外国語講師や留学生のアルバイトなど)を行う場合には「資格外活動」の許可を受ける必要があります。

     ここでは企業の在留資格申請手続きや資格外活動について説明します。

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    在留資格の新規申請

     企業が外国人を採用し、日本で働いてもらう場合には在留資格の新規申請手続きが必要です。

     海外に在住の外国人が在留資格を新規に取得するためには入国管理局に対して、「在留資格認定証明書」の交付申請をすることになります。
     在留資格認定証明書は、日本入国しようとする外国人が、33種類ある在留資格のどれに該当するかを、日本の法務大臣が認定したことを証明するものです。
     通常は、行政書士や、外国人を招こうとする企業の社員が、「在留資格認定証明書交付申請書」を作成し、外国人に代わって入国管理局に申請します。
     「在留資格認定証明書」は法務大臣が発行するもので、発行されるまでには1ヶ月から4ヶ月かかります。とくにカテゴリー3、カテゴリー4に属する中小企業の場合には3〜4ヶ月待たされるケースが増えています。とくに中小企業の場合証明書類に不備があると不許可になり事業計画そのものが崩れるケースもあります。専門家である行政書士に相談をお勧めいたします。申請代理人は、このようにして受け取った「在留資格認定証明書」を採用する外国人に送付します。
     申請人(採用する外国人本人)は、証明書を受け取ったら自国にある日本国大使館か領事館に提示することになります。
     この手続きにより、ビザが発行され、日本に上陸したときに入国審査がスムーズに進むことになります。この流れにより、外国人は正規に日本に滞在できるのです。

     一方もうひとつのケースは、外国人が在外公館に直接査証を申請するケースです。通常、外交、公用、短期滞在の在留資格については、短期間で在外公館より発給されます。こちらのケースは外交官など特殊なケースなので説明を省きます。

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    在留資格の変更

     留学生(留学の在留資格を持つ)が、日本の大学や専門学校を卒業した後、日本の企業への就職を希望する場合や、就業の在留資格をもつ外国人が別の就業活動(職務内容が変わる)につく場合などがこの「在留資格の変更申請」となります。

     今後、留学生が日本の会社に採用されることは増えていくことと思われます。この場合には「在留資格の変更申請」が必要になってきます。
     在留資格変更が許可されるための要件として、外国人留学生の学歴と企業での職務内容が合致していて、法律で認められている就労内容であることが求められています。いわゆる単純作業では、在留資格の変更は難しいとお考えください。
     就労内容について現状では、法務大臣の価値観と時代認識の違いにより、従来に比べ厳格性が緩和される傾向にあります。留学生の専攻と、就労する職務との相関性は、以前に比べると厳しくなくなったのが実情です。
     たとえば、デザインを専攻していた学生が、IT関連企業へ、技術の在留資格で在留資格変更が認められたという事例も出ました。規制緩和の時代ですから、企業の採用担当者はいろいろな人材の確保に動くことが可能です。

     在留資格変更は、2月〜3月の学生の卒業シーズンになると大変に手続きに時間がかかります。優秀な留学生を戦力にするためには、なるべく早く申請するとよいでしょう。
     留学生の場合、東京入国管理局では、前年の12月から在留資格変更の手続きを受け付けています。卒業した際には、卒業証明書か卒業証書の実物を見せ、コピーを渡すことで在留資格の変更が認められます。

     一方、就業の在留資格を持つ外国人が別の就業活動を行う場合の「在留資格の変更」は法務大臣が在留資格の変更を適当と認めるに足りる相当の理由があるときに限り、法務大臣の裁量により許可することができるとされているので、申請すればだれでも許可されるものではありません
     学生時代に素行不良などが明らかになっている場合などは「在留資格の変更」が許されないケースもあります。その場合、希望する在留資格でななく、帰国準備のための「特定活動」または「短期滞在」が与えられる場合もあります。
     「高度専門職第1号(2015年3月末日までは特定活動)」の在留資格を持つ外国人については、3年経過した後「高度専門職第2号」への変更申請が認められると、期限が無制限となります。ただし、この場合は同じ企業でで同じ業務を続けていることが要件となります。

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    在留資格の更新

     「在留資格の期間」は「在留資格の種類」により決まっており、入国管理局の裁量により最大5年間まで許可されます。
     期間が切れてしまうと不法滞在となり強制退去の対象となってしまうので注意が必要です。在留カードの有効期限が日本に滞在できる期限です。
     そのためには実務担当者は雇用した外国人の在留資格期間がいつまでであるのかを管理しておくことが必要です。引っ越しをしたケースや関連会社に出向いているケースなど、情報が変わっている場合、新しい情報を入国管理局に届け出る義務があります。人事担当者が変わった時に、この情報を共有化する必要があり、忘れていると更新が不可能となり、帰国しなければならない場合もあります。
     「在留資格の更新」申請は、在留期間が切れるおよそ3ヶ月前から10日前までの間に期間の更新申請を行い、許可を受ける必要があります。ただし、在留期限までは更新の手続きは受け付けてもらえますので、不法滞在になる前に行政書士事務所にお問い合わせください。証明書類の不備は不許可につながるので、専門家への相談をお勧めいたします。

     実際、「在留資格の更新」は申請を行えば必ず許可されるというものではなく法務大臣が認めるに足りうると判断されたばあいのみ許可されます。
     外国人や採用している企業の権利として更新が認められるものではありませんので注意してください。例えば、不当に低い賃金(月18万円未満)しか支払っていないとか、債務超過の決算で企業の存続が厳しいケースでは更新が不許可となる可能性もあります。外国人が前職を辞めていて、3ヶ月以上経過しているのに届出をしていなかったケースでも、更新不許可となる可能性があります。
     外国人がオーナーの企業では、とくに注意が必要です。オーナーの在留資格が人文知識・国際業務で、個人事業主として事業を行っている場合だと他の外国人の雇用はできません。

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    在留資格認定証明書

     一般的に企業が外国人を採用するにあたって在留資格認定証明書を交付申請、資格変更申請する際には入国管理局に提出する書類があります。

     申請内容により書類の内容は異なりますが一般的には以下の書類が必要となります。

    1. 在留資格認定証明書交付申請書
    2. 写真(縦4cm×横3p)を1枚
    3. 返信用封筒(定形封筒に宛先を明記し、392円分の切手(簡易書留用)を貼付)
    4. 招聘機関(企業等)の概要や会社案内と登記簿、直近の決算書の写し(損益計算書、貸借対照表など)。法定調書合計表。新規事業の場合は事業計画書。
    5. 申請人(採用される外国人)の学歴及び職歴その他の経歴を証明する文書。申請人の履歴書に加え、大学の卒業証明書か在職証明書。
    6. 申請人(採用される外国人)の雇用契約書等の採用書類や契約書(派遣契約、業務委託契約)と、その機関(企業等)の概要が明らかになるような資料も提出しなければなりません。

     入国管理局に提出する雇用契約書の内容でチェックされるのは特に、職務内容、勤務期間、職務上の地位、賃金についてです。
     この中で最も重要な書類は「雇用契約書」があります。
     「雇用契約書」では、労働条件の明示を外国人労働者にも行わなくてはなりません。労働条件の明示は、労働基準法15条と規則5条1項に書かれている内容を包括して文書化する必要があります。

    1. 労働契約の期間に関する事項
    2. 就業の場所および従事すべき業務に関する事項
    3. 始業および終業の時刻、所定労働時間を越える労働の有無、休憩時間・休日・休暇
    4. 賃金(退職手当等を除く)の決定。計算および支払いの方法。賃金の締め切りおよび支払いの時期ならびに昇給に関する事項
    5. 退職(解雇の事由も含む)に関する事項

     注意すべき点は、賃金水準、雇用内容などです。外国人の賃金が日本人の同じ職種に比べて不当に低い場合には雇用契約として認められません(労働基準法違反となるので在留資格認定証明書の許可が受けられません)。さらに、採用する外国人が学生ならば、専攻してきた内容と職務内容に関連性が十分にあることが必要です。
     さらに、任意で作成した採用理由書を添付し、「なぜその外国人が自社にとって必要なのか」を説明するとよいでしょう。
     雇用契約という形ではなく請負契約や業務委託契約という形でも認められるケースはあります。その場合でも月額20万円を越える報酬が明示されていることがポイントです。

     なお、これらの書類については入国管理局への申請時に不備があったりすると、外国人の入国(上陸許可)が遅れて就労時期に間に合わなかったり、最悪の場合就業できない等のトラブルが発生する可能性があるので注意が必要です。

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    資格外活動

     たとえば、一般企業において「技術・人文知識・国際業務」の資格で働いている社員が、中学校で英語の教師を週に1度するような場合は、「技術・人文知識・国際業務」の資格で、中学校の活動については「資格外活動の許可」を得なくてはなりません。「資格外活動の許可」も新しい入国管理法では、在留カードに明記されます。
     このように「在留資格」に関する活動を行ないつつも在留資格で許されているもの以外の活動で収入を伴うものを副次的に行なう場合、資格外活動の許可が必要となります。
     一番多いのは、留学生や就学生がコンビニエンスストアやレストランなどでアルバイトをするケースです。
     資格外活動許可は、留学生・就学生については勤務先を特定しなくても事前に申請はできます。これに対して、他の在留資格で入国している外国人は、就職先が内定してから申請をすることになります。
     留学生を企業がアルバイトで使う場合、1週28時間を限度としなければなりません。この場合、勤務先や時間帯を特定することなく、包括的な資格外活動許可が与えられます。大学に通っている留学生の場合、夏休みなどの長期休業期間は一日8時間まで働いてもらうことが可能です。ただし、聴講生の場合は、1週14時間以内という制約がありますので注意が必要です。
     アルバイトの留学生に働いてもらう場合、企業の人事担当者は「資格外活動許可」の明示印が在留カードに押されているかを確認していくことが重要です。なお、「永住者」、「日本人の配偶者等」、「定住者」の在留資格を有する外国人については就労の制限はありませんので、資格外活動許可を受けることなく働いてもらうことが可能です。

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